Guía básica para una reunión de trabajo eficiente

Dentro de cualquier empresa, es común asistir u organizar tantas reuniones de trabajo como tus actividades lo requieran. Si bien son herramientas de gran utilidad para planificar, llevar a cabo estrategias de trabajo, entre otras cosas, en ocasiones pueden llegar a ser tantas y tan variadas que hay días en que la cantidad de éstas no te permiten realizar tus labores diarias.

Desafortunadamente, aunque son de gran relevancia para desempeñar tu trabajo, hay ocasiones en que resultan ser tan poco efectivas que te llevan a preguntarte si eran realmente necesarias o era un asunto que podría resolverse con un simple correo electrónico. Para evitar estas situaciones, te recomendamos seguir los siguientes puntos:

  • Define el objetivo de la reunión. Es necesario que te preguntes “para qué”. Esto te ayudará a definir la finalidad de la reunión, qué tan importante es y los retos a superar.
  • Convoca a las personas necesarias. Enfócate solamente en las personas que te van a poder ayudar a cumplir con el objetivo establecido con anterioridad, confirma su asistencia y establece cuales de ellas son necesarias durante toda la reunión y cuales otras pueden ser convocadas en determinada parte de ésta.
  • Establece fecha y hora. Dependiendo de los objetivos, analiza que horario es el más adecuado para sacar el mejor provecho y analiza el día de la semana según los integrantes y sus respectivas áreas.
  • Prepara tu material con anticipación. Define cual va a ser el rol y la información que necesita aportar cada persona y comunícaselo a cada quien. Es importante que analices además cuál será el orden a tratar de cada tema y si puedes abarcar varios en una misma reunión.
  • Haz una minuta. Realizar una reseña de las personas que asistieron, resumir los puntos que se trataron, las nuevas tareas asignadas y demás, te ayudará como recordatorio para unificar la información y que todos los asistentes tengan la misma conclusión de ella, de manera que las tareas se lleven a cabo con mayor fluidez.

Ahora que ya sabes los elementos básicos para una reunión, ponlos en práctica en tu próxima junta de trabajo y coméntanos si te fueron de utilidad o si tienes algunos otros puntos que te funcionaron.

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